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(一)催款函应包括以下内容：
1、欠款方名称
2、欠款事项
3、欠款时间
4、欠款原因
5、欠款金额
6、发票编号
7、催款方的银行账号
8、最后付款期限
(二)催款方的信息要明确方便欠款方还款，包括以下：
1、催款方的联系人
2、联系电话
3、联系地址
(三)催款的语气，根据催款性质不同，注意如下：
1、通知欠款方并告知付款时间将要到或已经到，让对方企业准时付款。此时是通知性质，催促语气不宜强烈。
2、欠款方未按时付款或已长时间拖延付款，收款方不仅是通知，更有严重警告的意思，催促语气比前者强烈，催款的内容、时间更为明确。出于保持催款单位与欠款方的友好合作关系，催款函可以分阶段发出，如第一阶段予以提醒，第二阶段直接催款，第三阶段“最后通牒”。
(四)尾部写明催款方的处理意见
在催款函尾部可以增加欠款方经催款函提醒仍不付款，催款方可根据相关规定(如合同约定、银行规定)加收罚金，或是通过法律途径解决付款事宜。
催款函范文是怎样的?
×××先生：
这是我们第三次向您催收您欠我方的*****元(大写)款项。这笔欠款是1 9××年×月×日发往贵方的那批货物的款项。
我们认为如果我们曾在运输或财会方面有什么错误的话，到此时为止我们也应该收到您的回音了。因此我们就只能认为运输情况良好，我们的财会记录正确。
那么您能否让您的会计寄给我们一张*****元的支票来结算这张账单。为您回信方便。我们随函附寄上一个印有我们地址的信封。
××单位
20××年×月×日
债权人使用催款函时要注意哪些问题?
1、对较难清理的债务，债权人可聘请律师向债务人径直发送律师专函，或者在债权人发送的讨债公函的尾部加署受聘律师或法律顾问的姓名，以示催款函的严肃性和债权人清理债务的决心以及进一步采取法律行动的可能性。
2、债权人在书写催款函时，
应聘请律师把关，以使公函用语更为严谨和准确。律师参与拟定讨债公函时会使用更多的法律专业用语，从而增加催款函的“威慑力”。
3、债权人应当妥善保管好催款函的原件或者复印件，以备日后查验和诉讼中使用。对旨在中断诉讼时效而发送的催款函，应采取挂号或者公证或者特快专递的形式，以便留取证据，在诉讼时效发生争议时有案可查。
4、在发出催款函之前，应进一步拟订催款实施方案，该函如未能奏效，债权人应立即诉讼至法院，以确保及时有效地实现债权人的权益。
